Adempimenti normativi Previsti per l’adeguamento alla normativa WhistleBlowing

Contesto normativo Whistleblowing

Il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (di seguito anche “Decreto”), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 15 marzo 2023, ha recepito nell’ordinamento italiano la direttiva UE 2019/1937 riguardante "la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione” (cd. disciplina whistleblowing).

L’obiettivo della direttiva europea è stabilire norme minime comuni per garantire un elevato livello di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, creando canali di comunicazione sicuri, sia all’interno di un’organizzazione, sia all’esterno. In casi specifici, è prevista la possibilità di effettuare la segnalazione mediante la divulgazione pubblica attraverso i media.

Si tratta di una disciplina che persegue, come fine ultimo, il contrasto e la prevenzione dei fenomeni illeciti nelle organizzazioni pubbliche e private, incentivando l’emersione di condotte pregiudizievoli - di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del suo contesto lavorativo - in danno dell’ente di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.

Il quadro regolatorio di riferimento è stato infine completato con le Linee Guida ANAC (di seguito anche “LG ANAC”), adottate con delibera del 12 luglio 2023, recanti procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne, nonché indicazioni e principi di cui enti pubblici e privati possono tener conto per i canali interni.

Di seguito vengono esposti gli obblighi normativi più rilevanti per gli enti pubblici e privati ai sensi della normativa whistleblowing in vigore in Italia:

1. implementare Canali di Segnalazione Protetti, sicuri e confidenziali attraverso i quali i dipendenti, o tutti i soggetti coinvolti, possano denunciare eventuali illeciti. Questi canali devono garantire l'anonimato del segnalante se desiderato e devono essere facilmente accessibili a tutti i dipendenti;
2. garantire la riservatezza dell'identità dei segnalanti, salvo nei casi in cui la divulgazione sia richiesta dall'autorità giudiziaria e in conformità con le procedure legali;
3. divieto di atti di ritorsione o discriminazione nei confronti del segnalante, ivi compreso il licenziamento, la demozione, o altre misure punitive;
4. adozione di procedure interne per la ricezione e la gestione delle segnalazioni, assicurando che siano prese in esame in maniera tempestiva e adeguata;
5. informazione di tutti lavoratori e/o soggetti coinvolti sui canali di segnalazione disponibili e a fornire formazione su come utilizzarli correttamente;
6. designazione del Gestore della Segnalazione per la ricezione, l'analisi e il trattamento delle segnalazioni di illecito e/o delle condotte ritenute potenzialmente illecite;
7. conservazione delle informazioni relative alle segnalazioni per un periodo non inferiore a cinque anni;
8. redazione di una specifica Valutazione d’Impatto Privacy (DPIA), ai sensi del Regolamento Ue 679 / 2016 (GDPR) al fine di determinare il rischio residuo delle persone fisiche (Interessati) coinvolti nel trattamento dei dati personali del sistema di segnalazione WhistleBlowing

Enti Coinvolti

I destinatari della nuova disciplina sono sia i soggetti pubblici che privati. I soggetti del settore pubblico sono le amministrazioni pubbliche, le autorità amministrative indipendenti, gli enti pubblici economici, i concessionari di pubblico servizio, le imprese a controllo pubblico e le imprese in house, anche se quotate.

I soggetti del settore privato sono quelli che:

• hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
• rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione di cui alle parti I.B e II dell’Allegato al Decreto (che ripropone l’Allegato alla Direttiva UE), anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di 50 lavoratori subordinati. Si tratta dei settori dei servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, nonché della sicurezza dei trasporti;
• sono diversi dai soggetti di cui al numero b), sono dotati di un modello di organizzazione e gestione 231, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di 50 lavoratori subordinati.

Ai fini del computo della media annua dei lavoratori impiegati nel settore privato - necessaria per stabilire quando si supera la soglia dei 50 lavoratori - in linea con un’istanza di Confindustria, ANAC ha specificato che si debba fare riferimento all’ultimo anno solare precedente a quello in corso, salvo per le imprese di nuova costituzione per le quali si considera l’anno in corso (ovvero il 2023).

Pertanto, per le imprese diverse da quelle di nuova costituzione, in sede di prima applicazione occorrerà fare riferimento alla media annua dei lavoratori impiegati al 31 dicembre 2022 e poi, per le annualità successive, si dovrà considerare il computo dell’anno solare precedente, sempre al 31 dicembre.

Il riferimento all’ultimo anno solare precedente a quello in cui avviene la segnalazione, per il calcolo della media annua dei lavoratori impiegati è un criterio che, rispondendo alla norma di legge, consente alle imprese di adeguarsi agli eventuali adempimenti con ragionevole tempestività.

Inoltre, l’ANAC ha precisato che “ai fini del calcolo della media dei lavoratori impiegati negli enti del settore privato deve farsi riferimento al valore medio degli addetti (Elaborazione dati INPS) al 31/12 dell’anno solare precedente a quello in corso, contenuto nelle visure camerali. Quando l’impresa è di nuova costituzione, considerato che il dato in questione viene aggiornato trimestralmente, va preso come riferimento il valore medio calcolato nell’ultima visura.”.

Cosa si può segnalare.

Il d.lgs. n. 24/2023 stabilisce che possono essere oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia, le informazioni sulle violazioni, compresi i fondati sospetti, di normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato commesse nell’ambito organizzativo dell’ente con cui il segnalante intrattiene uno di rapporti giuridici e di cui sia venuto a conoscenza. A titolo esemplificativo possono costituire oggetto della segnalazione:

• Violazioni del diritto nazionale;
• Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
• Violazioni del diritto dell’UE;
• Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea;
• Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali.

Possono essere, inoltre, oggetto della segnalazione tutti quegli elementi che riguardano condotte volte ad occultare le violazioni stesse.

Sono escluse dall’ambito oggettivo tutte quelle informazioni che appaiono palesemente prive di fondamento, di dominio pubblico o acquisite attraverso il “vociferare”.

Chi può segnalare.

Le disposizioni del decreto legislativo 24/2023 si applicano alle persone segnalanti che segnalano, denunciano all'autorità giudiziaria o contabile o divulgano pubblicamente le violazioni di cui sono venute a conoscenza nell'ambito del proprio contesto lavorativo. In particolare, i soggetti che possono segnalare sono:

• Lavoratori subordinati, ivi compresi i Lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal d.lgs. n. 81/2015 o Lavoratori che svolgono prestazioni occasionali;
• Lavoratori autonomi;
• Lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore privato;
• Titolari di un rapporto di collaborazione;
• Titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 2 del d.lgs. n. 81/2015. Si tratta delle collaborazioni organizzate dal committente che si concretino in prestazioni di lavoro esclusivamente personali e continuative, le cui modalità di esecuzione siano organizzate dal committente;
• Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore privato;
• Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
• Azionisti persone fisiche, quando presenti;
• Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Le tutele si applicano anche qualora la segnalazione provenga:

• da chi non ha un rapporto giuridico non è ancora iniziato;
• dai Candidati se, le informazioni sulle violazioni, sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• da chi è si trova nel periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Ai sensi dell’art. 3, comma 5, del D.Lgs. 24/2023, la tutela è riconosciuta, oltreché al Segnalante, anche a tutti quei soggetti che, tuttavia, potrebbero essere destinatari di ritorsioni in forza del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione. In particolare, le misure di protezione di cui al Decreto n.24/2023 si applicano:

• Facilitatori;
• Persone del medesimo contesto lavorativo con legame di parentela fino a quarto grado e legame affettivo stabile;
• Colleghi di lavoro con rapporto abituale e corrente nel medesimo contesto lavorativo;
• Gli enti di proprietà di chi segnala o per i quali lavora il segnalante o che operano nel medesimo contesto lavorativo.